Jak korzystać z elektronicznego nadawcy [MODUŁ DODATKOWY]

Instrukcja konfiguracji modułu e-nadawcy znajduje się tutaj

1. Obsługa korespondencji

Moduł umożliwia zarządzanie Korespondencją wychodzącą

Załączanie dokumentów do korespondencji wychodzącej:

1. W dniu wysłania korespondencji należy utworzyć Załącznik poczty wychodzącej – „worek” na przesyłki.

Rejestry -> Korespondencja -> Załącznik poczty wychodzącej

Klikając przycisk Nowy po prawej stronie możesz utworzyć nowy załącznik – możesz to wykonać również z poziomu rejestru sprzedaży dodając wybrane dokumenty do wysyłki.

2. Dodawanie dokumentów do załącznika (z poziomu „worka” i rejestru sprzedaży)

• W przypadku Rejestru załączników poczty wychodzącej kliknij Nowy po prawej stronie, a następnie Zapis, aby dokończyć proces

• Natomiast w przypadku Rejestru sprzedaży zaznacz dokumenty, kliknij prawym przyciskiem myszy, wybierz Nowy, a następnie Nowy dokument korespondencji – poczta wychodząca

Dodawanie do koperty: Faktury jednego kontrahenta należy umieszczać w tej samej kopercie (opcja „Dodaj do otwartej koperty”).

Rejestr załączników

• W rejestrze załączników można wyszukać „worek” i dodać do niego dokumenty zarówno w momencie jego tworzenia, jak i później.

• W sekcji Rodzaje przesyłek ważne jest poprawne ustawienie ID Urzędu nadania (domyślnie z konfiguracji programu)

2. Wysyłka przesyłek

1. Po wejściu w załącznik poczty wychodzącej Dodaj przesyłkę do bufora Poczty Polskiej

• Po dodaniu do bufora status przesyłki zmienia się
• Numer nadawczy pojawi się na wydruku dopiero po wysłaniu przesyłki (Można go teraz jeszcze usunąć)
• W przypadku wielu faktur dla jednego kontrahenta nie powieli się pozycja na liście – numery faktur zostaną umieszczone w uwagach po przecinku

2. Wysłanie bufora Poczty Polskiej

• Można go wysłać poprzez wysłanie (Nowy -> Wyślij bufor poczty polskiej) lub dodanie na górze daty wysłania i zapis.
  • Po zatwierdzeniu przesyłka trafia do systemu Poczty Polskiej.
  • Nie można już cofnąć numeru nadawczego

• Drukowanie dokumentów:
  • W celu wydruku rozwiń okno Raporty po prawej stronie

• Przesyłki można dostarczyć do placówki pocztowej lub przekazać listonoszowi
• Numer nadawczy wraz z kodem kreskowym pojawi się na kopercie

3. Możliwe błędy i ich rozwiązania

1. Przypadkowe usunięcie przesyłki z bufora Poczty Polskiej

• Jeśli przez pomyłkę usuniesz przesyłkę na stronie Poczty Polskiej, może to spowodować błąd GUID.
• W takim przypadku należy usunąć GUID z Rejestru korespondencji i ponownie dodać przesyłkę do bufora

2. Aktualizacja statusów przesyłek

• W tym samym rejestrze należy regularnie klikać Pobierz statusy, aby zaktualizować informacje o przesyłkach (PP EN -> Pobierz statusy przesyłek…

Zapamiętaj że dane przechowywane na stronie e-nadawcy są przechowywane tylko do 30 dni wstecz – więc pobieraj je regularnie

3. Sprawdzenie daty doręczenia

• Informacja o doręczeniu będzie widoczna dopiero po wejściu w podgląd dokumentu w rejestrze korespondencji.

tagi: bufor, poczta, e-nadawca, korespondencja, wysyłanie poczty